¿Qué es un viático?
Definición de viático: Un viático es un pago o subsidio otorgado a una persona, usualmente un empleado o profesional, que realiza un viaje por motivos laborales.
Este recurso económico tiene como finalidad cubrir los gastos que se generen durante el traslado, incluyendo alojamiento, alimentación, transporte y otros gastos relacionados con el viaje.
Los viáticos funcionan como una compensación por los costos adicionales que surgen al estar fuera del lugar de trabajo habitual.
La cantidad y las políticas de asignación de viáticos pueden variar según la empresa, la duración del viaje y la naturaleza de las actividades a realizar, basándose generalmente en estimaciones de los gastos comunes que se presentan durante estos desplazamientos.
El propósito de los viáticos es garantizar que los empleados puedan cumplir con sus responsabilidades laborales durante viajes de trabajo de manera cómoda y eficiente, sin preocuparse por cubrir de su bolsillo los gastos básicos que implica trasladarse fuera de su lugar de trabajo habitual.
Cómo llevar un buen control de viáticos en tu empresa
El control de viáticos no solo ayuda a optimizar los recursos de la empresa, sino que también asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social.
Una gestión eficiente de los viáticos evita problemas con la autoridad fiscal, mejora la planeación financiera y proporciona transparencia en cada gasto realizado.
Establece políticas claras de viáticos
Diseñar políticas internas claras es esencial para un control de viáticos efectivo. Estas políticas deben considerar:
- La zona geográfica y el lugar del viaje.
- El tipo de evento o actividad laboral que se realizará.
- El límite máximo para gastos que no generan comprobante, como propinas.
Además, es importante definir los tipos de comprobantes válidos, la fecha límite para la comprobación y la forma de entregar la relación detallada de los gastos.
Según el artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, solo ciertos viáticos son deducibles. Con políticas claras, se evitan deducciones no permitidas y se mantiene un control de viáticos ordenado.
¿Qué dice la LFT de los viáticos?
La Ley Federal del Trabajo establece que los viáticos entregados a los empleados deben cubrir gastos razonables relacionados con la actividad laboral y no se consideran salario, siempre que estén debidamente comprobados.
Estandariza la solicitud de viáticos
Un control de viáticos eficaz inicia antes del viaje. Diseña un formato único para que los colaboradores soliciten los recursos necesarios. Este formato debe incluir:
- Cálculo del presupuesto requerido.
- Número de personas que participarán en el viaje.
- Motivo, lugar (local, nacional o internacional) y duración del viaje.
- Fecha estimada de salida y regreso.
La entrega anticipada permite que el responsable de recursos revise y autorice los fondos, asegurando una planificación eficiente y evitando retrasos o imprevistos.
¿Qué es la gestión de viáticos?
La gestión de viáticos es el conjunto de procesos mediante los cuales una empresa planifica, autoriza, controla y verifica los gastos de viaje de sus colaboradores, asegurando cumplimiento fiscal y transparencia en el uso de recursos.
Designa un responsable del control de viáticos
Asignar un responsable garantiza que el control de viáticos se cumpla correctamente. Esta persona debe:
- Verificar que la solicitud esté correctamente llena.
- Autorizar la entrega de recursos solo si cumple con los requisitos.
- Entregar los fondos en la cantidad y fecha establecida.
- Revisar y conciliar los comprobantes contra lo asignado.
- Confirmar que boletos de avión, transporte y otros gastos estén documentados.
Un responsable asegura un seguimiento riguroso, evitando mal uso de recursos y conflictos internos.
Mantén disciplina y evita excepciones
No se deben reembolsar gastos no autorizados ni fuera de las políticas de la empresa. Una sola excepción puede convertirse en costumbre, afectando el control de viáticos.
Mantener disciplina garantiza que solo los gastos deducibles sean cubiertos y que todos los colaboradores respeten las reglas internas.
Registro y documentación de los viáticos
Registrar todos los gastos de manera detallada es clave para un control de viáticos eficaz.
Cada gasto debe estar respaldado con comprobantes fiscales y documentado en informes que permitan conciliaciones contables precisas, facilitando la presentación de informes internos y el cumplimiento ante el SAT.
¿Qué es un control de viáticos?
El control de viáticos es el conjunto de medidas y procedimientos implementados por una empresa para gestionar, supervisar y registrar los gastos de viaje de sus empleados, asegurando un uso adecuado de los recursos y el cumplimiento fiscal.
Implementar estas recomendaciones permite que los colaboradores comprendan claramente qué son los viáticos, cómo se calculan y cómo deben ser comprobados.
Con ello, tu empresa optimiza recursos, garantiza transparencia y mantiene el cumplimiento fiscal, evitando riesgos y sanciones.
En Cepdi creemos que un control de viáticos eficiente es clave para la organización financiera de cualquier empresa.
Aplicar estas prácticas asegura un seguimiento ordenado, seguro y confiable de todos los gastos relacionados con viajes de trabajo.
