La automatización y la transparencia son clave para mejorar la eficiencia y reducir los problemas asociados con viáticos y gastos.
Cepdi®
En estos tiempos de economía cambiante y alta competencia, es muy importante gestionar el negocio con las mejores prácticas para los ingresos y egresos.
Y uno de los procesos a poner atención, está en cómo optimizar y, sobre todo, controlar la gestión de viáticos y gastos.
En efecto, dedicarle tiempo y recursos tecnológicos a este proceso ayuda a hacerlo más transparente, seguro y eficiente con el objetivo de mejorar los resultados del negocio.
Es importante evitar errores que puedan complicar el proceso.
De acuerdo con datos de Global Business Travel Association de 2023, el 19% de todos los informes de gastos y viáticos contienen errores y para corregir cada uno puede tomar, en promedio, hasta 18 minutos.
¿Dónde inician los problemas?
Los problemas relacionados con viáticos y gastos en las empresas pueden surgir por diversas razones. Entre estas, mencionamos 3 más relevantes:
1. No hay control y supervisión
La falta de supervisión y control sobre los informes de gastos y viáticos puede permitir prácticas inapropiadas o fraudulentas, asimismo si no se lleva a cabo una auditoría y revisión de esos aumenta el riesgo de irregularidades.
Incluso, si no hay políticas claras al interior de la empresa, genera confusión con el equipo de trabajo.
2. Procesos manuales
Aún cuando ya se aplica la tecnología para agilizar el proceso de gastos y viáticos, aún hay procesos manuales para la comprobación y presentación de informes. Estos incrementan la posibilidad de errores y retrasos.
3. Tecnología inadecuada u obsoleta
El uso de software u otros sistemas tecnológicos que no están actualizados, pueden dificultar la gestión de viáticos y gastos en cuanto a precisión, registro contable, cumplimiento fiscal y eficiencia.
Además, impacta la validación adecuada de los documentos y CFDI, resultando en reembolsos incorrectos o en la aprobación de gastos no elegibles, contribuyendo a la mala gestión financiera y cumplimiento fiscal.
Para abordar estos problemas y darles soluciones, las empresas deben implementar políticas claras y comunicarlas; usar tecnología actualizada y que se ajuste a su perfil empresarial; además de establecer procedimientos, auditorías y controles efectivos, entre otras acciones.
El objetivo es prevenir y evitar mayores problemáticas; de las cuales hablamos a continuación.
Houston, tenemos un gran problema
Las empresas suelen enfrentar varios problemas relacionados con viáticos y gastos. Algunos de estos son:
1. Incumplimiento de políticas
Esta situación genera que los empleados no cumplan completamente con las políticas establecidas para la entrega de informes y comprobación de gastos y viáticos; lo cual puede incluir presentación tardía, no comprobación o que esta sea parcial.
Lo cual complica y retrasa el tratamiento contable y administrativo, así como la parte de tributación.
2. Errores y prácticas indebidas
La gestión manual de informes de gastos y viáticos puede propiciar la aparición de errores y facilitar prácticas indebidas. Los empleados pueden cometer errores involuntarios o, en casos más graves, pueden intentar aprovechar el sistema para obtener reembolsos injustificados.
3. Procesos manuales ineficientes
La dependencia de procesos manuales para la presentación, revisión y aprobación de informes de gastos y viáticos puede convertirse en algo ineficiente operativamente hablando. Esto incluye retrasos en el procesamiento y en la devolución de fondos a los empleados.
4. Falta de visibilidad
Si no existe esta, los gastos y viáticos puede dificultar la planificación financiera y la identificación de tendencias de gastos, así como su tratamiento contable y fiscal para cumplir con obligaciones ante el SAT y otros organismos gubernamentales.
Asimismo, no tener informes detallados que obstaculizan la toma de decisiones informadas.
5. Cumplimiento fiscal inadecuado
Las empresas deben asegurarse de que los procesos cumplan con las regulaciones fiscales locales e internacionales para evitar problemas con las autoridades tributarias.
La acción implica verificar la vigencia y validez de los comprobantes de gastos, a fin de asegurar que cumplen con las disposiciones vigentes y, de este modo, asegurar su deducibilidad.
6. Complejidad en la conciliación de gastos
Este proceso puede volverse complejo, especialmente en las empresas que tienen un alto volumen de comprobantes digitales que procesar con motivo de la comprobación de gastos y viáticos. La falta de un sistema centralizado puede dificultar la conciliación y el seguimiento eficiente, trayendo problemas contables y fiscales.
Además de provocar mayor inversión del tiempo en la conciliación y retrabajo.
7. Reembolsos incorrectos
Errores en la validación y aprobación de informes de gastos ocasiona reembolsos incorrectos, que afectan la liquidez de la empresa y generan inconsistencias en los registros financieros.
De la mano, hay otro problema: descontrol en los costos relacionados con viáticos y gastos que da lugar a un aumento incontrolado en los gastos operativos, impactando negativamente la rentabilidad y la eficiencia empresariales.
8. Problemas de auditoría
Si no hay una documentación clara y fácilmente rastreable, complica la auditoría interna y externa de los gastos, afectando la capacidad de la empresa para demostrar conformidad con los estándares, obligaciones fiscales y regulaciones.
Las empresas suelen implementar tecnología destinada a la gestión de gastos y viáticos a fin de automatizar los procesos con el objetivo de hacerlo más ágil y libre de errores.
También vale establecer políticas claras, proporcionar capacitación a los empleados y utilizar herramientas analíticas para monitorear y analizar los gastos corporativos, así como la entrega de viáticos.
La automatización y la transparencia son clave para mejorar la eficiencia y reducir los problemas asociados con viáticos y gastos.
