Errores en los datos, falta de validación o CFDI que no cumplen con los requisitos de las nuevas disposiciones del SAT, son complicaciones que afectan tu relación con proveedores pero también impactan negativamente a tu negocio.
CEPDI
El objetivo de la gestión de proveedores es asegurarse de establecer y mantener relaciones eficientes y rentables con ellos.
De tal modo, que puedan obtenerse los mejores productos y servicios. Todo, a un mejor costo.
Aunque, por más que exista un control y organización, es imposible evitar problemas con tus proveedores.
Una de las grandes complicaciones que podría presentarse tiene que ver con la recepción, tratamiento y pago de las facturas electrónicas, que recibes por parte de ellos.
Hoy en día, es vital manejar cuidadosamente las facturas electrónicas; esto facilitará las transacciones y negociaciones, así como problemas con el SAT.
Un software especializado que ayude a la gestión de CFDIs de proveedores tiene un impacto directo en el negocio de cualquier empresa.
Las compañías, así, pueden trabajar sabiendo que todo está en orden en cuanto a la facturación electrónica cuando hablamos de proveedores.
Pero antes de hablar de los beneficios de un software, por ejemplo Cepdi, enlistamos 10 problemas que quizá están viviendo en tu empresa en relación a ese tema.
¡Toma nota y revisa tus procesos!
- Errores de datos, problema que se presenta frecuentemente es ingresar CFDIs con información incompleta o incorrecta; si es así, puede generar complicaciones en los procesos de pago y conciliación contable.
Asegúrate de verificar que todos los datos, como RFC, dirección fiscal, método de pago, cantidades y descripción de productos, fechas y folios, entre otros, estén correctos.
- Falta de validación: Muy importante asegurar que los CFDIs recibidos estén debidamente registrados y aprobados por el SAT y, así, evitar caer en una actividad ilícita al recibir facturas no válidas o que no cumplan con los requisitos para ser deducibles.
La validación implica revisión de datos y otras cuestiones como sello, folio, número de aprobación, si no está en lista de EDOs y EFOs, etc.
- Problemas de formato, las facturas electrónicas deben de cumplir con los requisitos de ley: los más recientes tienen que ver con el CFDI 4.0, por ejemplo: así como con los estándares y formatos establecidos, como XML y PDF, firmado digitalmente.
- Falta de almacenamiento y archivo, no almacenar las facturas electrónicas ocasiona pérdidas y dificultades para revisar los documentos, así como falta de disponibilidad..
Además, de no cumplir con una disposición del SAT sobre guardar esos comprobantes digitales y mostrarlos en caso de una revisión o auditoría electrónica.
- Desconexión entre departamentos, si los departamentos de Compras, Finanzas y Contabilidad no están alineados en el proceso de gestión de facturas electrónicas, seguro surgirán problemas en la aprobación, pago, conciliación y contabilización de las facturas.
- Ausencia de revisiones periódicas: no hacer conciliaciones periódicas entre las facturas recibidas y los pagos hechos, puede ocasionar duplicidad o faltantes. Lo importante es establecer procedimientos para revisar y conciliar regularmente los registros de CFDI.
- Facturas canceladas: alineados en la revisión constante de los CFDIs recibidos para una conciliación contable efectiva, ésta incluye saber el estatus de cancelación de comprobantes.
No saber si las facturas han sido canceladas por parte del proveedor, trae problemas de contabilización, pagos y seguimiento.
- Problemas de comunicación: la falta de comunicación clara con los proveedores sobre el proceso de facturación electrónica puede llevar a confusiones y errores.
Las empresas deben asegurarse de que los proveedores están enterados y comprenden los requisitos y pasos para entregar sus CFDIs.
- Reglas de negocio, justo este punto va muy asociado con el anterior, además de establecer procedimientos y procesos para la recepción de facturas; también es importante tener bien claras las reglas de negocio que aplican para proveedores en materia de facturas electrónicas y que estas se relacionan con el cumplimiento de nuevas disposiciones de la autoridad fiscal o del propio giro de la empresa.
- Falta de automatización: finalmente, no aprovechar el uso de la tecnología puede llevar a un proceso de gestión de facturas ineficiente y propenso a errores. Utilizar un sistema de gestión o una plataforma tecnológica en la nube, como un portal de facturación y gestión, puede agilizar el proceso y reducir errores humanos.
Beneficios de un portal de proveedores
Al evaluar opciones de digitalizar la gestión de proveedores y sus facturas electrónicas, conoce qué te ofrece Cepdi al respecto:
- Certeza en procesos de pago: en el caso de proveedores que manejan un alto volumen de facturas, por ejemplo, ayuda a la comunicación efectiva concentrando los documentos en un solo lugar para tener visión de estos.
- Portal a la medida: dependiendo del giro, tamaño y volumen de facturas de proveedores, así como del proceso de gestión de CFDI y reglas de negocio, Cepdi desarrolla un portal de proveedores a tu medida.
- Validaciones fiscales y comerciales: verificación de las facturas de acuerdo con las disposiciones del Anexo 20 del CFDI 4.0, así como a nivel comercial realiza un cotejo de comprobantes.
- Gestión de pagos: asociación automática de los pagos hechos según la factura.
Comienza a tener el control en la gestión de facturas electrónicas de tus proveedores.
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