Los gastos de viaje son un componente esencial en el ámbito empresarial, ya que facilitan la movilidad y desplazamiento de los trabajadores.
Este concepto se refiere a los fondos destinados a cubrir los gastos adicionales que surgen durante un viaje de negocios o cualquier actividad que requiera movilización fuera de la ubicación habitual del trabajador.
Están diseñados para cubrir diversos gastos laborales como alimentación, hospedaje, transporte y otros desembolsos relacionados con las actividades profesionales que requieren estar lejos del lugar de trabajo habitual.
Gastos comunes que se consideran gastos de viaje
Los gastos de viaje pueden variar según la política de cada empresa, pero típicamente incluyen los siguientes tipos de gastos:
Alimentación: Cubre los costos de las comidas durante el viaje, ya sea en restaurantes o compras de alimentos.
Hospedaje: Incluye el costo del alojamiento, como hoteles u otros lugares de estadía temporal.
Transporte: Comprende los gastos de transporte, ya sea en avión, tren, autobús, taxi o alquiler de vehículos.
Combustible: Si el trabajador usa su propio vehículo, se incluyen los gastos de combustible necesarios para el desplazamiento.
Peajes y Estacionamientos: Costos asociados con el uso de carreteras de peaje y estacionamientos.
Comunicación: Gastos relacionados con las llamadas telefónicas y conexión a Internet mientras se está fuera.
Otros Gastos Misceláneos: Cualquier otro gasto necesario para cumplir con las responsabilidades laborales durante el viaje.
Es crucial que las empresas establezcan límites claros y políticas específicas para cada tipo de gasto, así como procedimientos detallados para la rendición de cuentas y la presentación de recibos.
Diferencia entre Viáticos y Gastos de Viaje
Aunque los viáticos y los gastos de viaje se utilizan de manera intercambiable en muchos contextos, existe una distinción clave entre ambos conceptos:
Viáticos:
Los viáticos se refieren al dinero anticipado que la empresa asigna a un trabajador antes de que realice un viaje de negocios.
Este monto se establece con base en un presupuesto que cubre todas las necesidades que el empleado pueda tener durante su estancia fuera del lugar habitual de trabajo.
Los viáticos están destinados a cubrir gastos como alimentación, transporte, hospedaje, entre otros, y se otorgan antes del viaje para que el colaborador pueda hacer frente a los gastos previstos.
Gastos de Viaje:
Por otro lado, los gastos de viaje son los desembolsos realizados durante el viaje y que no necesariamente están previstos.
Es decir, pueden surgir imprevistos o costos adicionales que no fueron contemplados en el presupuesto inicial.
Los gastos de viaje incluyen cualquier gasto relacionado con el desplazamiento, como transporte, alimentación, hospedaje, peajes, entre otros, que deberán ser registrados detalladamente para ser reembolsados por la empresa posteriormente.
Gastos de viaje deducibles según la Ley del Impuesto Sobre la Renta
De acuerdo con el artículo 28, fracción V de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, los gastos de viaje que sean deducibles deben cumplir con ciertos requisitos específicos. A continuación, se detallan los principales puntos:
Viáticos Generales:
Los viáticos, en el país o en el extranjero, son deducibles siempre que estén destinados a alojamiento, alimentación, transporte, y uso temporal de automóviles.
Sin embargo, esto no aplica si los gastos se realizan dentro de un radio de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente.
Relación de Trabajo:
Las personas que se beneficien de estos viáticos deben tener una relación laboral con el contribuyente o estar prestando servicios profesionales.
Además, estos gastos deben estar respaldados por comprobantes fiscales en territorio nacional o con documentación comprobatoria en el extranjero.
Gastos de Alimentación:
Los gastos destinados a alimentación serán deducibles solo si no exceden los siguientes montos:
- $750.00 diarios en territorio nacional.
- $1,500.00 diarios en el extranjero.
El contribuyente deberá presentar comprobantes fiscales o la documentación comprobatoria que respalde el gasto de transporte o alojamiento.
Si solo se tiene el comprobante fiscal de transporte, la deducción sólo procederá si el pago se realizó mediante tarjeta de crédito de la persona que viaja.
Gastos de Uso Temporal de Automóviles:
Los gastos de uso temporal de automóviles y los gastos relacionados serán deducibles sólo si no exceden los $850.00 diarios, tanto en el país como en el extranjero, y el contribuyente presenta los comprobantes fiscales correspondientes al alojamiento o transporte.
Gastos de Hospedaje:
Los gastos de hospedaje serán deducibles hasta un monto de $3,850.00 diarios cuando se eroguen en el extranjero, siempre que el contribuyente acompañe la documentación comprobatoria correspondiente.
Seminarios o Convenciones:
Si parte de los viáticos o gastos de viaje son parte de una cuota de recuperación de seminarios o convenciones, sólo será deducible el monto que no exceda los límites de gastos de viaje para alimentación establecidos.
Si no se desglosa el importe de estos gastos en el comprobante fiscal, solo podrá deducirse el límite señalado para alimentación y la diferencia no será deducible.
Es fundamental que las empresas mantengan una documentación adecuada y sigan los lineamientos establecidos por la ley para asegurar que los gastos de viaje sean deducibles de manera correcta y cumplan con las regulaciones fiscales.
Preguntas frecuentes sobre Gastos de Viaje
¿Qué son los gastos de viaje?
Los gastos de viaje son los fondos destinados a cubrir los costos adicionales que surgen cuando un trabajador realiza un viaje de negocios o una actividad fuera de su lugar habitual de trabajo.
Incluyen conceptos como alimentación, hospedaje, transporte, peajes, estacionamientos, comunicación y otros desembolsos necesarios para cumplir con las responsabilidades laborales durante el desplazamiento.
¿Qué gastos de viaje son deducibles?
De acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta, los gastos de viaje son deducibles siempre que cumplan con requisitos específicos, como:
Destinarse a alojamiento, alimentación, transporte y uso temporal de automóviles.
No realizarse dentro de un radio de 50 km del establecimiento del contribuyente.
Estar respaldados por comprobantes fiscales en territorio nacional o documentación comprobatoria en el extranjero.
Además, se aplican límites: alimentación hasta $750.00 diarios en México y $1,500.00 en el extranjero; uso temporal de automóviles hasta $850.00 diarios; y hospedaje en el extranjero hasta $3,850.00 diarios.
¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje?
Los viáticos son el dinero anticipado que la empresa entrega al trabajador antes de un viaje de negocios para cubrir gastos previstos como alimentación, transporte y hospedaje.
Los gastos de viaje son los desembolsos reales que ocurren durante el viaje, incluyendo imprevistos o costos adicionales no contemplados en el presupuesto inicial, los cuales deben registrarse y comprobarse para su reembolso.
¿Qué debe incluirse en los gastos de viaje?
En los gastos de viaje se deben incluir todos los costos relacionados con la actividad laboral fuera del lugar habitual de trabajo, tales como:
Alimentación.
Hospedaje.
Transporte (avión, tren, autobús, taxi, alquiler de vehículos).
Combustible (cuando se usa vehículo propio).
Peajes y estacionamientos.
Comunicación (llamadas e internet).
Otros gastos misceláneos necesarios para cumplir con las responsabilidades laborales.
