Los gastos de viaje o viáticos son una parte importante de las actividades empresariales, ya que permiten que los colaboradores puedan cumplir con sus responsabilidades fuera de su lugar de trabajo sin tener que cubrir de su propio bolsillo los costos generados por el desplazamiento.
Sin embargo, es fundamental que estos gastos sean utilizados únicamente para fines laborales y se ajusten a los requisitos establecidos por la ley para ser deducibles de impuestos.
Estos gastos incluyen hospedaje, alimentación, transporte, y otros gastos relacionados con el viaje, como el uso de automóviles y el pago por kilometraje.
Para que sean deducibles de impuestos, es necesario que la empresa cuente con la documentación adecuada (como recibos, facturas electrónicas y otros comprobantes) y que los viáticos se ajusten a los límites establecidos por la autoridad fiscal.
Además, es importante recordar que los gastos de viaje no deben ser utilizados para fines personales; deben ser estrictamente relacionados con la actividad laboral. El incumplimiento de estas normas podría generar problemas fiscales tanto para la empresa como para el empleado.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son gastos que una empresa cubre cuando un empleado debe viajar fuera de su lugar habitual de trabajo para realizar una actividad relacionada con sus responsabilidades laborales.
El propósito de estos gastos es garantizar que el trabajador tenga lo necesario para cubrir las necesidades del viaje sin que deba usar su propio dinero.
Estos pagos incluyen costos de transporte, alojamiento y alimentación, entre otros, y se entregan con antelación para facilitar la realización del viaje.
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), los viáticos están destinados a cubrir los gastos derivados de una tarea específica fuera del lugar habitual de trabajo.
Además, para asegurar que los pagos sean eficientes y adecuados, existen normativas que deben seguirse para su correcta administración.
¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje?
La diferencia entre viáticos y gastos de viaje radica principalmente en el momento y la manera en que se gestionan los recursos destinados para el viaje laboral.
- Viáticos: Son los montos anticipados que la empresa asigna al colaborador antes de su viaje, con el fin de cubrir sus necesidades básicas durante la estancia fuera de su lugar habitual de trabajo.
Estos gastos incluyen transporte, hospedaje, alimentación, entre otros, y suelen estar preestablecidos en un presupuesto.
- Gastos de viaje: Son los gastos reales que ocurren durante el viaje de negocios. A diferencia de los viáticos, los gastos de viaje no siempre están presupuestados, ya que pueden surgir imprevistos que no se podían prever.
Por eso, es crucial llevar un registro detallado de todos los costos para poder deducirlos correctamente a efectos fiscales.
¿Qué gastos de viaje pueden solicitar los colaboradores?
Los colaboradores pueden solicitar el reembolso de los gastos de viaje que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de sus responsabilidades laborales y que estén directamente relacionados con los objetivos empresariales.
Algunos de los gastos que se pueden solicitar incluyen:
- Gastos de transporte como vuelos, transporte terrestre y alquiler de vehículos.
- Costos de hospedaje en hoteles u otros lugares de alojamiento.
- Gastos de alimentación durante el viaje.
- Otros gastos adicionales que surjan directamente por el viaje de trabajo, como tarifas de estacionamiento o peajes.
¿Cómo regular los gastos de viaje?
Los gastos de viaje son un concepto crucial dentro de las finanzas de una empresa, especialmente cuando los viajes de negocios son frecuentes. Para mantener un control adecuado de estos gastos, es fundamental establecer medidas claras y seguir buenas prácticas que ayuden a regularlos.
A continuación te compartimos algunas estrategias clave para controlar los gastos de viaje:
Decidir el método de pago
Existen dos formas principales para cubrir los gastos de viaje:
- Los empleados pueden cubrir los gastos con sus propios fondos y luego solicitar el reembolso.
- O la empresa puede pagar directamente desde una cuenta bancaria o tarjeta empresarial.
Las tarjetas empresariales permiten realizar todos los pagos relacionados con los viajes de manera sencilla y segura, ya sea para compras físicas o en línea. Son aceptadas en miles de establecimientos a nivel nacional e internacional.
Tener claro el presupuesto
Establecer un presupuesto claro para los viajes de negocio es crucial para evitar gastos innecesarios. Al definir los límites de gasto, las decisiones y acciones se pueden tomar de manera más controlada, evaluando mejor los resultados y la rentabilidad de cada viaje.
Digitalizar y automatizar los procesos
Una excelente manera de gestionar los gastos de viaje es digitalizando los procesos. Existen plataformas que registran todos los gastos realizados durante el viaje de negocios, desde transporte hasta alimentos.
Además, puedes establecer reglas de uso específicas para cada tipo de gasto y generar informes detallados para un mejor control.
La integración con sistemas financieros existentes facilita la automatización de los procesos y mejora la eficiencia.
Establecer una política de gastos
Comunicar claramente la política de gastos a los empleados es clave para evitar malentendidos. Los colaboradores deben tener acceso a las reglas de gasto en todo momento, para evitar gastos no autorizados.
Además, las reglas deben ser explicadas detalladamente durante la inducción y reforzadas periódicamente mediante correos o reuniones.
Calcular los costos totales
Una práctica importante es calcular y analizar los gastos totales de cada viaje. Esto permitirá tener una visión clara de los costos por concepto, como vuelos, hospedaje, transporte, comidas, entre otros.
Este análisis es útil para determinar un presupuesto más preciso para futuros viajes y mejorar la planificación.
Deducir los gastos
Según la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), los gastos de viaje son deducibles, siempre que sean para actividades como hospedaje, transporte, gasolina, comidas, entre otros. Para que estos gastos sean deducibles, deben cumplir ciertos requisitos:
- La distancia mínima debe ser de 50 kilómetros del establecimiento.
- El empleado debe tener una relación laboral con la empresa.
- Deben presentarse con el comprobante fiscal correspondiente, conforme a los requisitos del SAT.
Regular los gastos de viaje de manera eficiente no solo mejora la administración financiera de la empresa, sino que también asegura que el proceso sea transparente y sin complicaciones.
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