No sólo se trata de hacer un cálculo de sueldos y salarios, la nómina digital implica el cumplimiento de normas y leyes relacionadas con el SAT, IMSS, Infonavit y Ley Federal del Trabajo, principalmente.
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El pago de nómina es una de las principales obligaciones que toda empresa con empleados debe cumplir, incluyendo a los grandes negocios o corporativos.
Más no sólo se trata de hacer un cálculo de sueldos y salarios, considerando las percepciones y deducciones. También implica el cumplimiento de obligaciones fiscales y obrero-patronales.
En general, se trata de cumplir con una disposición establecida y vigente desde el año 2014 por el Servicio de Administración Tributaria (SAT): la Nómina Digital.
¿Por dónde empezar?
De inicio, es preciso recordar que al pasar de los años la Nómina Digital ha tenido cambios y actualizaciones por parte de las autoridades fiscales.
La versión más nueva y vigente está alineada a la versión 4.0 del CFDI. Así el pago de recibo de nómina deberá considerar la inclusión, como datos obligatorios, el RFC, nombre, régimen fiscal y CP de domicilio fiscal del empleado.
Asimismo, tomar en cuenta la eliminación de las validaciones de la versión y forma de pago; y la incorporación de otras validaciones relacionadas con la emisión de los CFDI de nómina, cuyo uso debe ser CN01-Nómina.
Esas son algunas de las obligaciones a cumplir como empresa en materia de Nómina Digital, establecidas por el SAT en el último año.
La importancia de la tecnología
Utilizar un software de nómina, ya sea en la modalidad de escritorio o como portal web, resulta una buena opción para automatizar el proceso de pago de sueldos y salarios, su cálculo y cumplimiento de obligaciones.
La tarea se agiliza y hace más eficiente cuando es un corporativo que requiere procesar la información de decenas o cientos de empleados que, incluso, pueden laborar en diferentes sucursales.
Por lo mismo, al elegir una herramienta tecnológica para la Nómina Digital habrá que revisar que ayude a cumplir con las obligaciones fiscales y obrero-patronales vigentes, realizar el cálculo de impuestos, aplicar las percepciones y deducciones, generar los recibos como tal, facilitar su envío, entrega y firma.
Estas últimas también son obligaciones a cumplir por parte de las empresas: el recibo de nómina tiene que ser firmado por los empleados y el patrón.
Ambas firmas indican, en el caso del empleado, que ha recibido su pago y está de acuerdo con la cantidad pagada. Mientras que la firma del empleador, manifiesta que ha realizado el pago y cumple con las obligaciones contractuales.
Imagina realizar este proceso con una gran cantidad de empleados, sería muy laborioso al efectuarse de manera manual. El uso de un portal web de nómina, por ejemplo, facilita la actividad al proporcionar ventajas como envío masivo de recibos, descarga, firma de documentos de manera electrónica y control de accesos para los empleados.
Quienes lo gestionan, incluso, pueden visualizar los recibos de nómina y saber quién ha descargado el documento, entre otros beneficios.
Más obligaciones a cumplir
El área de Recursos Humanos o el departamento de Nómina, por lo general son quienes se encargan de asegurar el cumplimiento de la Nómina Digital en las empresas y deben apegarse a distintas leyes del país.
En términos de obligaciones para los patrones, se traduce en el cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo (LFT) para no perder de vista obligaciones como:
Cómo se integra un salario o cuál el salario mínimo a percibir por el trabajador
Pago de aguinaldo
Cálculo de prima vacaciones, descansos obligatorios, utilidades (PTU)
Cálculo y pago de Finiquitos
Respecto al IMSS, toda empresa está obligada a registrar e inscribir a sus trabajadores en ese Instituto por derecho a recibir servicio médico. En términos de recibos de nómina, debe aparecer el pago de cuotas al IMSS.
De igual modo, las empresas deben cumplir con el Infonavit; el cual brinda a los empleados créditos para la vivienda y si el trabajador desea acceso a estos, el patrón tiene la obligación de inscribirse en ese Instituto; de acuerdo con los artículos 97 y 110 de la LFT.
Cuando un trabajador adquiere un préstamo del Infonavit, el pago del crédito se descontará de su nómina
Multas y sanciones
La Nómina Digital es una obligación para las empresas establecidas en nuestro país.
Uno de los aspectos que más debería preocupar a las organizaciones es presentar correctamente los recibos de nómina de acuerdo con los requisitos de las diferentes leyes.
No hacerlo, el pago de la nómina digital podría considerarse como un gasto no deducible.
